Entramos al Archivo Municipal y nos encontramos a Manuel detrás de varios montones de papeles. Nos saludamos y al fijar la vista en esos documentos vemos, por el membrete, que son instancias generales del Ayuntamiento de Vera. De repente, caemos en que, efectivamente, alguien tiene que clasificar y archivar ese montón de documentos que entran al consistorio.
“No te asustes, que te veo asustada -me dice-. Las personas que trabajamos en el archivo somos las encargadas de archivar esta documentación de manera definitiva para que, si más adelante se quiere buscar algún expediente, se pueda encontrar. Pero, la labor clasificatoria primera de los documentos que entran al Ayuntamiento corresponde a los compañeros que trabajan en cada departamento. Ellos nos hacen la primera clasificación; si no, sería una locura”.
Y entonces, todos estos montones de documentos que tienes aquí…
«Son los que venían mal clasificados y de los que tenemos que encontrar la caja a la que pertenecen para archivarlos correctamente».
Supongo que una entraba al archivo con esa idea romántica de un lugar que se dedica a guardar y conservar documentos, tesoros de gran valor… Y, en parte lo es. ¡Claro que lo es! El archivo de Vera tiene un fondo antiguo riquísimo y muy bien conservado. Pero la realidad es que, también, hay una parte, que no vemos, que es un trabajo clasificatorio y de digitalización de toda la documentación diaria que entraba hasta ahora al Ayuntamiento (ahora ya están obligados a que todo entre en digital). Un trabajo muy importante porque son expedientes que hay que conservar, pero para nada romántico.
En el Archivo Municipal de Vera trabajan tres personas. Manuel Caparrós Perales, su director, Paco Alonso Martínez y Andrés Serrano, que entró hace dos meses para cubrir la jubilación parcial de Paco.
Hablamos con Manuel, licenciado en Historia y en Documentación, hombre pausado y reflexivo en el hablar, con un gran bagaje cultural y un amplio conocimiento de la historia de Vera y alrededores. A lo largo de nuestra conversación, denota un profundo amor por su profesión y una gran curiosidad por seguir investigando el pasado de Vera y de sus ciudadanos.
¿Cuál es la función principal de un archivo?
Primero, garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos. Pero para tener acceso, hace falta que estén ordenados y que se encuentren.
Entonces, segundo, organizar los documentos para que se puedan consultar.
Y tercero, divulgar culturalmente actividades de lo que ya está hecho en el archivo: difundir documentos antiguos, fuentes históricas interesantes, dar clases y charlas en colegios. Además, realizar exposiciones con este material, impartir conferencias…
¿Cuántos años llevas como responsable del Archivo en Vera?
Casi 20 años, entré en 2003.
¿Había alguien antes o comenzaste de cero?
No, no lo empecé yo. Antes estuvo María Luisa Andrés Uroz que fue la persona que organizó desde cero el archivo e hizo un trabajo impresionante.
¿Cuál ha sido el principal reto al que te enfrentaste al llegar a este puesto? ¿Y al que te has enfrentado en estos años?
Tuve la gran suerte de que ya Marisa dejó sentadas las bases de un archivo auténtico, es decir, ya lo dejó organizado. Lo que ocurrió fue que el software que se había usado era muy primitivo y hubo que volcar a mano la antigua base de datos a Access, un programa que, en ese momento, era lo mejor que había porque era gratuito y muy flexible. Aquella base de datos contenía miles de registros de documentos. Y claro, nos llevó varios años hacerlo porque no había una conversión automática de un software a otro, hubo que hacerlo todo a mano. Tuvimos la suerte de que Marisa imprimió antes de irse, con muy buen criterio, casi todos los listados de expedientes, con lo que dejó una copia de seguridad en papel que facilitó la tarea y que fue un seguro de vida ante cualquier pérdida de información electrónica. Aquel fue el primer reto al que me enfrenté, nada más entrar.
Fu bastante pesado y costoso. Además, lo hacíamos con el miedo de que esa información pudiera desaparecer si el ordenador se rompía porque el software ya no existía comercialmente. Nos podíamos haber quedado sin la información catalogada de todo lo que se había hecho en 15 o 20 años. Pero finalmente, con mucho esfuerzo, se logró volcar todo con éxito.
Por otra parte, en estos años se ha comenzado a hacer una mayor labor de difusión. Aunque ya Marisa había hecho exposiciones en las décadas de los 80 y 90, se empezaron a hacer más cosas: ya fuera con catálogos ilustrados, con exposiciones, con conferencias… se ha intentado acercar el archivo un poco más al ciudadano.
De hecho, parece este un lugar inaccesible, parece que aquí no puede entrar cualquiera.
Al contrario, la sala es accesible desde el año 1983 para que cualquier persona que quiera acceder, incluso sin carné de investigador, pueda venir a consultar e investigar. No hay ningún tipo de impedimento.
¿Hay que seguir algún tipo de procedimiento?
En teoría, para subir a cualquier área del Ayuntamiento hay que rellenar primero una solicitud. Pero en el caso del Archivo no; si alguien quiere subir puede hacerlo sin tener que hacer nada antes. De hecho, yo prefiero atender rápidamente a cualquier persona que venga, ayudarle en su búsqueda, darle lo que quiere y que se vaya contento con la información obtenida, para agilizar su proceso. Soy un poco contrario a ese tipo de procedimientos que ralentizan mucho algo que puede ser rápido y que se puede solucionar fácilmente.
Supongo que son diferentes maneras de entenderlo. Quizá si Vera tuviera más habitantes, sí habría que imponer algún tipo de control de entrada, pero, al haber tan pocos habitantes, prefiero que sea más ágil y que la gente suba sin ningún tipo de impedimento ni permiso, darle su documentación y que se vayan satisfechos.
¿Hay mucha gente que sube al archivo?
Sí, la hay. Va viniendo gente de manera puntual y, en verano, sobre todo, vienen muchos profesores de Historia o incluso gente con antepasados de Vera. Hay personas que viven en otros países como Francia, Argelia, Argentina, que vienen a veranear y pasan por aquí para buscar a sus ancestros en los libros del Registro Civil: acuden para que les ayudemos a buscar en la base de datos algún tipo de información, como matrimonios, sepelios o defunciones y nacimientos de sus antepasados para hacer su árbol genealógico. Esto es algo que ya se puede hacer por Internet, pero hay gente a la que le gusta venir en persona.
A consultar la parte antigua sube menos gente, pero en cambio, entran mucho desde Internet. En la web del Ayuntamiento, en www.vera.es, está el archivo electrónico y entran a consultarlo una media de 1.500 personas al año. Se nota que el servicio ya se va integrando en la población.
Y compañeros del Ayuntamiento vienen a diario a pedir documentación de proyectos concretos, etc.
¿Qué tipo de proyecto?
Cualquier tipo de proyecto. Una obra menor, una obra mayor, solicitudes, denuncias, aperturas de comercios y, sobre todo, acuden a pedir las licencias de apertura de los comercios de la playa. Todo está archivado aquí.
Antes hemos hablado del archivo antiguo, ¿qué fechas abarca ese fondo? ¿Cuál es el documento más antiguo que tenéis digitalizado?
El primer documento data de 1493 y es un documento de Herbajes, que así se llamaba, y que trataba el arriendo de los pastos a los ganados. En concreto, este documento tiene que ver con el alquiler de la tierra a unos pastores de Granada que en invierno bajaban hacia el sur.
Pero este hecho de venir con el ganado hacia Vera para que pastara, lo hacían también gente de Lorca o de Huércal-Overa, que venían, o bien buscando un clima mejor, o bien pasaban por aquí y pedían un permiso especial al Ayuntamiento para parar y pastar y, a cambio, debían pagar una tasa.
El Ayuntamiento entonces alquilaba esos pastos y sacaba dinero por esa hierba, que era una de las fuentes para mantenerse en aquel momento junto con la pesca, el agua, las tierras de los huertos que hubiera, el esparto o la alfarería.
¿Por qué se hace esa distinción entre el archivo moderno y el antiguo?
En realidad, no debería haber tal distinción entre el fondo moderno y el antiguo porque las funciones en el Ayuntamiento siempre han sido las mismas: desde el principio ha habido una policía o un alguacil que vigilaba el pueblo, un urbanismo, etc., las funciones del municipio no han cambiado, así que no debería existir esa separación. Además, hay un mismo cuadro de clasificación para todos los documentos.
Pero como hay una separación bastante grande entre las personas interesadas en el fondo antiguo, que son las que vienen a consultar cosas previas a 1980, o las que vienen a partir de esa fecha, distinguimos un poco los dos.
¿Pero lo tenéis todo digitalizado ya?
¡Ojalá! Se ha digitalizado muchísimo, pero todavía quedan cientos de cajas por escanear. Ahora, gracias al escáner aéreo nuevo que tiene Andrés, y que es suyo, por cierto, sí que estamos agilizando mucho, pero proceso lento porque no hay ni tiempo ni personal suficientes, como ocurre en todos los archivos.
Con todos los documentos actuales ya no hay problema porque, por ley, ya son electrónicos y se archivan así desde el primer momento.
¿De qué época es lo que falta por digitalizar?
Del siglo XIX, sobre todo. Lo antiguo está casi todo muy claro, en su catálogo descrito. Pero del siglo XIX hay mucha documentación todavía tanto por catalogar como por digitalizar. Pero es que hay mucho volumen y lo vamos haciendo en función de lo que más se demanda.
¿Y qué es lo que más se demanda?
Los libros de Pleno del Ayuntamiento, las Juntas de Gobierno… De hecho, el pleno es la columna vertebral de la documentación. Porque de ahí salen todas las noticias. No están desarrolladas, pero sí mencionadas.
Por ejemplo, si alguien abre un expediente sobre su casa, nos lo vamos a encontrar: Pedro tal tal solicita como promotor que se le autorice para construir una casa. Aparece la mención y el expediente y si quieres más información tienes que ir a ese expediente de obra mayor que es en el que aparecen las licencias, etc.
Así que el pleno es la columna vertebral, importantísima, para localizar todo lo que ha pasado en el municipio. Y son los documentos más importantes de un archivo municipal porque está absolutamente todo. Por ello, esos libros hay que cuidarlos mucho para que se mantengan, se conserven bien y se restauren si es necesario.
¿Qué condiciones físicas necesita el archivo para mantener los documentos en buen estado?
Aquí hay dos depósitos de documentos. Uno tradicional, con estanterías metálicas corridas. Y otro con compactos, que son armarios sobre raíles que se abren y cierran y se usan para proteger la documentación y aprovechar el espacio.
El depósito de los compactos no tiene ningún tipo de salida de humedad. Y he sido muy conservador porque he pensado que, si los documentos han durado así cinco siglos, no vamos a introducir ningún elemento que pueda dañar el papel, que es un material que todo lo siente mucho, que no quiere cambios bruscos. Soy partidario de no tocarlo o de tocarlo lo menos posible. Y si acaso se hace que sea para quitar un poquito de humedad. Pero poco más.
Y el otro depósito tiene un deshumidificador desde hace muchos años. De hecho, cuando llegué ya estaba puesto. Y eso ayuda porque en verano es muy peligroso cuando se juntan la línea de la humedad con la del calor, que suele pasar. Entonces, si ocurre, lo bueno es bajar un poco la humedad para que no haya peligro.
Lo mejor es que haya frío y sequedad.
Así que digamos que no hay ningún método: se cierra todo bien, se orea la habitación y hay un ventilador para que saque las posibles esporas de hongos que pueda haber. Con eso es suficiente aquí, en esta zona. Si estuviésemos más cerca de la costa, habría que poner un deshumidificador o varios para sacar la humedad.
Pero de momento, aquí, al estar alejados de la costa, el papel se conserva muy bien. Así que, prefiero no tocar nada. Si algo funciona, mejor no tocarlo.
¿Hay algún dato o algún acontecimiento que hayas descubierto en ese fondo antiguo que te haya sorprendido? Algo que no se supiera o que pensaras que fue de una manera y resulta que fue de otra.
Hay muchísimos, sobre todo en el fondo judicial, que aún está en parte sin catalogar. Entras a ver noticias de expedientes civiles y criminales y siempre encuentras alguna noticia que no se sabía sobre Vera: de antropología, de costumbres, de fiestas, de narraciones de hechos delictivos en las que nombran a vecinos concretos, que un vecino le pega un porrazo a otro y comenta que en la calle había no sé qué otro vecino que era escultor, o carpintero… ha habido muchas cosas interesantes.
Quizá lo más importante para mí fue cuando investigué la vida de Pedro el Morato, un cantaor que sabíamos que nació en Vera porque él mismo lo decía en sus canciones, pero del que nadie había descubierto nada sobre su nacimiento porque no había datos.
Entonces, descubrí, y es la hipótesis que se mantiene hasta ahora porque no hay otra con peso basada en documentación, que era un niño que nació aquí, con padres desconocidos, al que expusieron en una casa de la calle Almería. Todo el mundo que había investigado anteriormente sobre Pedro el Morato, buscaba el nombre de Pedro Segura porque decían que era de la familia de los Segura. Pero al ver que no existía ningún nacido por esa época enlazado con esa familia, me dediqué a investigar a los primos o gente cercana. Y ahí descubrí a esa madre que lo adoptó, que lo acogió en su casa en la calle Almería y le dio pecho. Ese niño se llamaría Pedro María Alonso Morata. De ahí el mote de “El Morato”.
Este descubrimiento me hizo especial ilusión porque Vera reivindicó lo que ya aparecía en las letras del Morato, que era de aquí, sin despreciar la segura circunstancia de que también llegara a vivir en el municipio hermano de Antas. La otra patria chica de Pedro. Era importante saber dónde nació. De hecho, hay ahora en la calle Almería una placa que lo atestigua.
Y, a lo largo de estos años, han aparecido muchos documentos interesantes sobre Vera.
En 2011 limpiando una documentación bastante deteriorada de 1638 apareció un dibujo hecho a plumilla de unos arcabuceros que había en la Torre de la Garrucha. Estos eran los que vigilaban la costa para evitar asaltos de los musulmanes y parece que alguien, que en ese momento estaba escribiendo unos apuntes, dibuja a una persona con la vestimenta de la época disparando a un barco turco también de la época que venía al fondo. Esto fue muy interesante también e incluso salió en prensa en su momento, en La Voz de Almería.
Volviendo a la investigación de Pedro El Morato, cuéntanos un poco cómo fue, por dónde empezaste, a qué familiares investigaste…
Hay una familia, que parte vive en Vera y parte en Antas, que siempre han dicho, y es cierto, que Pedro el Morato era su tío, su tío abuelo y a partir de ahí empecé a investigar a sus antepasados, a la familia de los Segura. Y tirando del hilo llegué hasta el Morato. En aquel momento no encontré nada por Pedro Segura, pero sí encontré a un Pedro que fue adoptado por una de las tías abuelas de esa familia. Ese era el Morato.
Y esto explica un poco su modo de vida bohemio, que siempre estuvo por ahí, que fue a la Unión, a Cartagena, e inició junto con otros troveros el Cante de las Minas. Fue un bonito descubrimiento.
Que ahora aparece otro investigador que mantiene otra hipótesis con más peso, encantado, no pasa nada. Cuando hay una hipótesis, si tienes una documentación clara, lo mejor es lanzarla.
Esto me hizo mucha ilusión en su día.
¿Qué me puedes decir de la conexión Baria-Bayra-Vera?
Lo primero he de reconocer que como Bayra no lo que visto escrito nunca en ninguna fuente histórica. Que en alguna fuente musulmana esté, puede ser, pero escrito como Bayra en el archivo no lo he visto jamás. Vera escrito con V y con B, sí. Pero nunca he visto escrito en nuestros documentos Bayra, ni nada parecido. Se dice que Ibn al-Jatib sí cita el Wadi Vira en sus fuentes musulmanas, pero no he estudiado esas fuentes.
Sí he visto escrito Baria en los mapas romanos, la Baria fenicia, cartaginesa, romana… la que hay al lado del mar. Y Vera, la actual. Sí es posible que exista alguna fuente musulmana que yo desconozco, puede ser.
Entonces ¿la Vera del Cerro del Espíritu Santo era Baria también?
Cuando visité el archivo municipal de Murcia para investigar el terremoto que hubo en Vera en 1406, el primero en el que hubo víctimas mortales, y en el que fallecieron en torno a 70 musulmanes, encontré que en los plenos municipales en los que hablaban de Vera, aparecía escrito como lo hacemos hoy, Vera. Entonces, que haya fuentes musulmanas que lo citen como Bayra, puede ser, pero yo no las he visto. En cualquier caso, no soy historiador, aunque sepa algo de Historia. Nuestra labor consiste en poner a disposición del usuario la información.
Sí es cierto que existen cronistas musulmanes anteriores al siglo XIV y puede ser que en esos libros de divulgación Vera aparezca como Bayra. Perdone mi desconocimiento.
¿Y hay documentación en el archivo que pruebe algún tipo de conexión entre la Baria fenicia y la Vera del Cerro del Espíritu Santo?
El Padre Tapia en su libro Historia de la Vera Antigua lanza la hipótesis de que fue en 1243-1246 cuando mediante el Tratado de Alcaraz se cambió la frontera de esa Baria que estaba en la costa hacia el reino de Murcia. Al hacerlo, quedaba ya en la frontera con Murcia dentro de territorio cristiano y es por eso por lo que se supone que los musulmanes corrieron esa Baria hacia el Cerro del Espíritu Santo: porque quedaba ya en territorio murciano cristiano y ellos querían que siguiera siendo parte del reino musulmán de Granada, que es lo que había sido siempre, la “llave y amparo del reino de Granada”. Esta es la versión del Padre Tapia según la cual trasladaron el asentamiento de un lado a otro por motivos políticos de frontera.
Otra hipótesis es que su traslado se debió a la piratería que había en la costa y los peligros que suponía.
Aunque, por otro lado, y para complicar más el asunto, se ha demostrado que antes de la llegada de los musulmanes al Cerro del Espíritu Santo ya había cerámica romana ahí. No sabemos si esa cerámica es circunstancial o es que realmente hubo ahí un asentamiento anterior. Así que, entonces, tiene que ser la arqueología la que estudie los restos y ofrezca una respuesta.
La clave de la conexión entre la Baria fenicia de la costa y la Vera del Cerro del Espíritu Santo está en la arqueología o en alguna fuente musulmana del siglo XII o XIII, que, aunque aquí no haya, puede que en África se encuentre alguna.
Volviendo un poco a vuestra actividad en el archivo, ¿en qué momento estáis ahora?
Estamos viviendo un periodo de transición por la consolidación del archivo electrónico del Ayuntamiento. Nuestra función pasa aquí a ser de supervisión de lo que se archiva desde las oficinas para que esté correctamente guardado, virtualmente bien catalogado.
Y con el fondo antiguo, debemos seguir digitalizando todo lo que podamos para seguir poniéndolo a disposición de los usuarios.
Además, debemos seguir conservando los documentos en buena salud. Ya se han hecho un par de restauraciones de libros que estaban un pelín estropeados. Sería conveniente coger un par de libros más y restaurarlos para que el papel quede estable: que no tenga acidez y ese tipo de cosas que lo estropean.
También tenemos que seguir con el fondo judicial, que son muchísimas cajas y hay que catalogarlas enteras. Con ellas debemos hacer otro catálogo parcial desde 1800 hasta el siglo XX, puesto que ya hay un catálogo hecho hasta el año 1800.
¿Por qué se encuentra un archivo judicial en el archivo municipal?
Ocurre que, desde 1488, momento en el que Vera pasa a manos cristianas, hubo aquí un alcalde mayor que hacía las funciones de juez y alcalde a su vez. Y esas funciones se separan aproximadamente en el año 1830. Así que, esos documentos del fondo judicial hasta ese año están aquí.
Pero, además, también se rescató la continuación del fondo judicial, que va desde 1830 al siglo XX y que se quiso expurgar en los años 70. De hecho, hubo gente en Vera que defendió ese fondo para conservarlo aquí. Una de las personas que medió para que no se destruyese fue Fernando Guisado, secretario del Juzgado de Primera Instancia de Vera, padre del policía municipal actual, una persona muy culta, que además es actor y otras muchas más cosas.
Cuando yo llegué aquí en 2003 se me instó a que fuese al internado antiguo en el que estaba todo ese fondo para rescatarlo. Una parte significativa ya la había rescatado Marisa Andrés años antes. Tuvimos que limpiar a brocha toda la documentación que había allí, que era brutal, desparasitarla, y una vez limpia, traerla al archivo y empezar a catalogarla. Eran pleitos civiles, criminales, verbales y libros varios sobre el juzgado.
Entonces, desde del Archivo Histórico Provincial nos dieron permiso para que esa documentación, ese fondo judicial hasta 1970, lo mantuviésemos aquí y lo trabajáramos por falta de espacio en sus instalaciones. Es una joya histórica, un fondo histórico que no tiene casi ningún municipio. Y, efectivamente, ya a partir de 1830 no es un fondo del Ayuntamiento porque es otra institución la que lo crea, en este caso un juzgado, pero aquí lo tenemos.
Me has hablado de antes de la restauración de los documentos. ¿Cómo se lleva a cabo?
Lo podemos hacer de dos formas. Hay una restauración que hacemos nosotros aquí, que podemos decir que es un poco de batalla, de trinchera: si encontramos un folio un poco rasgado, se restaura con un tipo de material de pH neutro de papel de seda con adhesivo, que se pone para que no siga avanzando la rotura del folio.
Hay otra forma, más invasiva, que tiene que hacerla un profesional y que se encarga a una empresa externa.
Por ejemplo, las tintas ferrogálicas que son las que traspasan el papel cuando pasa el tiempo y que hacen que el papel se desmenuce. Ahí tiene que ser una empresa especializada la que quite la encuadernación y lo meta en su máquina para añadirle celulosa especial de pH neutro. Entonces queda el folio compacto y estable para que pase el tiempo por él y que no se rompa.
Nosotros tenemos aquí un material muy básico para cubrir cosas, como pegar una rotura o coser un libro. Pero de las restauraciones más importantes, se encargan fuera.
¿Es muy costosa la restauración en este tipo de empresas?
Siempre depende del estado del documento, pero es una restauración cara porque se utiliza una maquinaria muy compleja.
Por ejemplo, el Libro del Repartimiento de Vera, que es el libro en el que aparecen los nombres de los colonos que llegaron a Vera y se repartieron el agua y la tierra para cultivar, se restauró completamente de manera profesional en la empresa Minium, de Almería, a manos de Cruz, una gran profesional.
El libro tiene unos 30 folios y estaba muy mal, con un agujero en el centro del agua que le había caído, es decir, fatal. Costó alrededor de 6.000 euros. Pero era una restauración muy radical, el documento estaba horrible. Ahora, después de la restauración puede durar siglos.
También hubo plenos muy antiguos, que nos digitalizaron en esta empresa, y la persona que lo hacía, si veía algún folio que tenía algún hueco porque la tinta que había traspasado el papel, le hacía un tratamiento superficial de celulosa para que no avanzase.
¿Qué retos futuros os planteáis en el Archivo Municipal?
Dos, sobre todo.
Por un lado, me gustaría poder ampliar el fondo antiguo fotográfico de Vera, que no es muy amplio. Por ello, me gustaría hacer un llamamiento a la gente para que done todas las fotos antiguas que tenga la gente en sus casas. Nosotros las escaneamos y se las devolvemos. Y, por supuesto, garantizamos que las fotos no se van a difundir ni a editar sin su consentimiento. Es solo para documentar el archivo de Vera, que esta parte gráfica es muy pobre.
Y es que tenemos un problema: la gente, cuando busca a un antepasado aquí, no sólo le vale con los datos, quiere imágenes. Porque a las personas nos gusta ver cómo era ese antepasado nuestro y nos gusta buscar parecidos. Aunque tengamos un fondo escrito importantísimo y con muchos documentos, a la gente se le queda corto. Quieren una foto. Y hay muy pocas del siglo XIX. Yo, por ejemplo, doné las de mi familia y hay gente que también lo ha hecho, pero muy poca. Y estoy seguro de que muchas personas tienen.
Otro proyecto a futuro es encontrar una manera más segura de almacenar la documentación.
El servicio de informática del Ayuntamiento es muy potente, pero necesitamos ampliar la capacidad para almacenar información digital. Necesitamos espacio en el servidor local, para poder almacenar correctamente todos los documentos y crear las copias de seguridad necesarias de cada uno.
Se han pedido subvenciones estatales y autonómicas, pero nunca nos las han concedido. Necesitamos un servidor exclusivo para el archivo, una macro memoria o repositorio para tener más seguridad y no tener los documentos en memorias extraíbles, con el riesgo que eso conlleva.
Sé que el informático ya está trabajando en esto, pero ahora necesitamos más cantidad de espacio digital para poder acabar lo que queda por digitalizar. Porque, no es solo digitalizarlo en PDF, que realmente ocupa muy poco espacio, si no dejar también los originales, que ocupan mucho más. Está bien tener un PDF para agilizar las consultas y que el documento se pueda descargar rápido, pero no tiene la calidad suficiente para archivarlo de manera definitiva. Debería quedar archivado el original y el PDF para consultas. Y al hacer esto es un espacio que aumenta de manera exponencial.
Es este gráfico exponencial el que me da un poco de miedo, sobre todo en el futuro, por la falta de material que pueda haber debido a la escasez de materias primas que estamos comenzando a vivir… por eso, a veces, cuando veo papel, veo futuro. No es por ser muy conservador, pero creo que el papel es necesario todavía: te asegura que algo está ahí y no tienes que gastar nada en energía para mantenerlo.
En cambio, cuando tienes un documento en digital ya tienes que aplicarle energía: electricidad, memorias, dinero… que en realidad es petróleo y otras materias fósiles y sus subproductos (como la fotovoltaica). Y con el panorama de la energía que tenemos, prefiero seguir conservando también el papel.
¿Y qué ocurre con todos los trámites que ahora se hacen en digital? ¿También se ha de guardar una copia en papel?
Buena pregunta… se supone que, si un documento ya es auténtico en digital, el papel sobra. Pero claro, esa instancia u otro documento deben estar archivados correctamente, que hasta ahora no se hacía, y en un cuadro archivístico en su serie correspondiente y ordenados. Y, actualmente está todo en la nube, guardado, pero no archivado.
En este momento, que estamos obligados a tener un archivo electrónico, ya está todo dispuesto para que, a partir de ahora, todo se pueda archivar de manera correcta. Ahora todos los trabajadores del Ayuntamiento están ya obligados a meter en cada serie el documento que corresponda a esa serie.
Pero lo anterior es lo que tenemos que ordenar nosotros: debemos volver sobre nuestros pasos y, toda esa información que ya teníamos en la nube, debemos clasificarla nosotros. Imagina los miles de documentos que hay.
Entonces, hasta que lo electrónico esté bien estructurado y se puedan encontrar las cosas con facilidad en el futuro, prefiero seguir clasificando el papel.
¿Desde qué año hablamos? ¿Qué es lo que hay que ordenar?
Desde 1493, pero sobre todo a partir del año 2016, aproximadamente. Tanto María Luisa, en su momento, como nosotros después, hemos clasificado una gran parte, pero todavía queda mucho por archivar.
